انبارگردانی یکی از فرآیندهای مهم در مدیریت موجودی و حسابرسی مالی است. در این مقاله، مراحل قبل، حین و بعد از انبارگردانی را به‌صورت کامل بررسی می‌کنیم.
راهنمای جامع انبارگردانی | مراحل و نکات کلیدی
انبارگردانی یکی از فرآیندهای مهم در مدیریت موجودی و حسابرسی مالی است. در این مقاله، مراحل قبل، حین و بعد از انبارگردانی را به‌صورت کامل بررسی می‌کنیم.
اقدامات قبل از آغاز انبارگردانی
برنامه‌ریزی زمان انبارگردانی
انبارگردانی در تاریخ …/…/۱۳ از ساعت … آغاز و در تاریخ …/…/۱۳ به پایان می‌رسد.
بازدید اولیه انبار و رفع اشکالات
مسئول انبارگردانی باید پیش از شروع عملیات، انبار را بررسی کند و در صورت وجود مشکلاتی مانند چیدمان نامناسب کالا، نبود برچسب (تگ) روی محصولات یا کمبود امکانات، این موارد را با مسئولان مربوطه برطرف کند.
تفکیک انواع موجودی‌ها
کالاهای ضایعاتی، راکد و معیوب از سایر اقلام جدا شوند.
کالاهای امانی متعلق به دیگران از موجودی شرکت تفکیک گردد.
تشکیل تیم‌های شمارش
گروه‌های شمارش شامل … تیم … نفره به همراه مسئول ثبت، توسط سرپرست انبارگردانی تعیین می‌شوند.
اعضای تیم باید آموزش‌های لازم را دریافت کرده باشند.
ثبت اطلاعات رسید و حواله‌های انبار
شماره و تاریخ آخرین رسید و حواله قبل از شروع شمارش، توسط مسئول انبارگردانی یادداشت شود.
لینک مرتبط: حسابرسی چیست و چه انواعی دارد؟
آماده‌سازی فضای انبار برای شمارش
کالاها باید طوری چیده شوند که شمارش آن‌ها آسان باشد.
تمام اقلام دارای تگ شناسایی باشند. اقلامی که تگ ندارند، باید برچسب سفید دریافت کنند تا در شمارش لحاظ شوند.
کنترل ورود و خروج کالا در زمان انبارگردانی
ورود و خروج کالا تنها در شرایط اضطراری و تحت نظارت هماهنگ‌کننده انبارگردانی مجاز است.
رسید و حواله‌های این موارد باید ثبت و تأیید شوند.
اطلاع‌رسانی به واحدهای سازمانی
بخش‌های مختلف کارگاه باید چند روز قبل از انبارگردانی برای دریافت کالاهای موردنیاز خود اقدام کنند.
اقدامات در حین شمارش
استقلال شمارش از مسئولان انبار
کارکنان انبار نباید مستقیماً در شمارش موجودی‌ها دخالت داشته باشند.
استفاده از برچسب‌های مخصوص شمارش
تگ‌های شمارش شامل شرح کالا، کد، واحد اندازه‌گیری، نام انبار و اطلاعات شمارشگر و ناظر باشند.
اجرای شمارش توسط تیم‌های دو نفره
یک نفر شمارش را انجام داده و نفر دوم آن را تأیید و ثبت کند.
حداقل یکی از اعضای تیم باید با موجودی‌ها آشنا باشد تا بتواند کالاهای بدون برچسب را شناسایی کند.
لینک مرتبط: مهارت های ضروری هر حسابرس موفق
بررسی موجودی‌های وزنی
برای اقلامی که بر اساس وزن ثبت می‌شوند، تجهیزات اندازه‌گیری مناسب در دسترس باشد.
سه مرحله شمارش برای کاهش مغایرت‌ها
ابتدا داده‌های شمارش به سیستم ثبت می‌شود.
تیم دوم اقلام مغایرت‌دار را دوباره شمارش می‌کند.
در صورت اختلاف، تیم سوم شمارش نهایی را انجام می‌دهد.
اجرای شمارش منظم و اصولی
برای جلوگیری از شمارش دوباره یا فراموش‌شدن برخی اقلام، شمارش باید به ترتیب و منظم (مثلاً ردیف به ردیف) انجام شود.
امضای تگ‌های شمارش و اصلاحات
تمام اصلاحات باید توسط تیم شمارش امضا و تأیید شوند.
ثبت وضعیت کالاهای معیوب و کم‌مصرف
کالاهای فاسد، کم‌مصرف و غیراستاندارد باید در برگه‌های شمارش ثبت شوند.
کنترل صحت شمارش اقلام بسته‌بندی‌شده
برخی از بسته‌های مهر و موم شده به‌صورت تصادفی بررسی شوند.
مدیریت ورود و خروج در طول شمارش
پس از پایان شمارش هر روز، تمام انبارها با حضور ناظر حسابرسی و انباردار پلمپ شوند و در روز بعد فک پلمپ گردد.
در این مدت، عملیات تحویل و تحول کالا متوقف است.
تبصره: اگر یک کالا برای تولید ضروری باشد و نبود آن باعث توقف تولید شود، باید با تأیید مدیریت تولید و امضای مسئول انبارگردانی و حسابرس از انبار خارج شود.
اقدامات پس از پایان شمارش
تحویل تگ‌های شمارش به مسئول انبارگردانی
تمام برگه‌های استفاده‌شده، باطل‌شده و بلااستفاده به مسئول انبارگردانی تحویل داده شود.
بررسی و اصلاح مغایرت‌ها
اصلاح اسناد تنها پس از تأیید مدیریت امکان‌پذیر است.
تهیه گزارش نهایی انبارگردانی
این گزارش باید پس از تأیید مسئول شمارش، سرپرست انبار و مدیر کارگاه، به مدیریت مالی شرکت ارسال شود.
وظایف بخش‌های مختلف در انبارگردانی
امور اداری:
- فراهم‌کردن تسهیلات رفاهی (حمل و نقل، پذیرایی، بهداشت و… ) برای کارکنان و ناظرین.
- همکاری با هماهنگ‌کننده انبارگردانی.
واحد بازرگانی:
- تحویل کلیه فاکتورهای تأمین‌کنندگان به امور مالی.
- اولویت‌دهی به خریدهای ضروری قبل از انبارگردانی.
- تسویه‌حساب‌های مالی تا قبل از انبارگردانی.
واحدهای لجستیک، تولید و فنی:
- برآورد اقلام موردنیاز و عودت کالاهای اضافی تا دو روز قبل از انبارگردانی.
- کاهش موجودی کالای در جریان ساخت تا حداقل ممکن.
- تهیه فهرست قطعات، لوازم مصرفی و مواد پای‌کار و تحویل به تیم انبارگردانی.
جمع‌بندی
اجرای دقیق فرآیند انبارگردانی باعث مدیریت بهتر موجودی‌ها، کاهش مغایرت‌های مالی و افزایش دقت در حسابرسی می‌شود. با رعایت نکات بالا، می‌توان کارنامه موفقی در این زمینه ارائه داد.
